home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 9 / Night Owl CD-ROM (NOPV9) (Night Owl Publisher) (1993).ISO / 006a / bbslaw10.zip / 410B.BLD < prev    next >
Text File  |  1993-03-21  |  19KB  |  499 lines
  1. #410
  2. @001 Enter the name of the association:
  3. #end control section
  4. #410
  5. @001                                                                                                                                
  6.  
  7.  
  8. ARTICLES OF ASSOCIATION
  9.  
  10.  
  11. OF
  12.  
  13.  
  14. @001
  15.  
  16.  
  17.  
  18. To further the purposes set forth herein, the members agree to 
  19. be, and hereby are, organized under these Articles of Association 
  20. as a not for profit service and social club.
  21.  
  22.  
  23. ARTICLE I - THE ORGANIZATION
  24.  
  25.  
  26. 1.0 Name of Association
  27.  
  28.  
  29. The name of this Association shall be:  @001
  30.  
  31.  
  32. 2.0 Offices of Association
  33.  
  34.  
  35. The principal office of the Association shall be at the home of 
  36. the President of the group.  The Association may have such other 
  37. offices as may from time to time be designated by its members or 
  38. its Executive Board.
  39.  
  40.  
  41. 3.0 Purposes
  42.  
  43.  
  44. The primary purposes of the Association is to provide a community 
  45. service by:
  46.  
  47.  
  48. - improving personal and business computing productivity:
  49.  
  50.  
  51. - share technical information and computing techniques:
  52.  
  53.  
  54. - educate and encourage newcomers to computing:
  55.  
  56.  
  57. - provide social activities for members:
  58.  
  59.  
  60. - further the art, science, and enjoyment of personal computing
  61.  
  62.  
  63. The activities of the Association shall be held and maintained in 
  64. the spirit of these purposes.
  65.  
  66.  
  67. 4.0 Powers
  68.  
  69.  
  70. The Association shall have all the powers necessary to provide 
  71. activities to conduct its purposes including, but are not limited 
  72. to, the power to collect, hold and disseminate information 
  73. consistent with its purpose: to conduct seminars and workshops 
  74. associated with computing for the user group, to publish its 
  75. newsletter, own and operate a Bulletin Board System and the power 
  76. to collect dues and disperse funds for the membership.
  77.  
  78.  
  79. 5.0 Membership
  80.  
  81.  
  82. Any individual interested in personal computing is welcome to be 
  83. a member in the Association as long as said member remains in 
  84. "good standing".  A member is in "good standing" when: - the 
  85. member pays his/her annual membership dues when required.
  86.  
  87.  
  88. A member is no longer in "good standing" when:
  89. - the member fails to pay his/her annual membership dues when 
  90. required.
  91.  
  92.  
  93. - in the judgment of the majority of the members, the member no   
  94. longer supports the best interests of the Association.
  95.  
  96.  
  97. If a member so elects, he or she may include within his or her 
  98. membership any or all of the interested parties who reside in his 
  99. or her household.  In the event of such an election by a member, 
  100. said member and all of the interested parties who reside in his 
  101. or her household who he or she has elected to include within his 
  102. or her membership shall be deemed to be one member of the 
  103. Association and entitled to one newsletter.  In addition, 
  104. regardless of the number of such interested parties, any member 
  105. may elect to include within his or her membership, each member of 
  106. the Association shall be entitled to only one vote on each 
  107. Association matter to be decided by a vote of the members.  
  108. Additionally, household memberships are limited to one entry into 
  109. any prize drawing that require membership.  Yet, at any time any 
  110. member of an included household, may become a voting member by 
  111. paying dues appropriate to becoming a member.
  112.  
  113.  
  114. Complementary memberships are extended to both students and 
  115. faculty of any bona-fide institution of learning, to include:
  116.  
  117.  
  118. Additional complementary memberships may be granted to persons in 
  119. key positions of authority as deemed appropriate by the Executive 
  120. Board, and voted upon by the general membership.
  121.  
  122.  
  123.  
  124. 6.0 Dues, Assessments and Fees
  125.  
  126.  
  127. The Association's activities shall be funded through the use of 
  128. annual membership dues, assessments, and fees charged to the 
  129. individuals who take part in the Association's various 
  130. activities.  Except for any excess fees refunded as provided 
  131. hereafter, all the funds collected by the Association shall be 
  132. used by it to provide for the various activities permitted by 
  133. these Articles.
  134.  
  135.  
  136. The annual membership dues required for membership in the 
  137. Association, and any assessments which may be required of the 
  138. members, shall be established by a majority vote of the members 
  139. of the Association, upon the recommendation of the Executive 
  140. Board.  The annual membership dues for any fiscal year shall be 
  141. established at such an amount per member as will, when multiplied 
  142. by the number of individuals which the Executive Board estimates 
  143. will be members for the fiscal year for which the annual 
  144. membership dues are being established, be sufficient to pay at 
  145. least 80% of the "normal operating costs" which the Executive 
  146. Board estimates will be required to operate the Association for 
  147. the fiscal year for which the annual membership dues are being 
  148. established.  The balance of the "normal operating costs", if 
  149. any, shall be paid from assessments assessed against the 
  150. membership, investment income, and/or surplus funds available 
  151. from prior fiscal years.  The annual membership dues and any 
  152. assessments may be varied from fiscal year to fiscal year, but 
  153. any such dues and/or assessments in effect for any fiscal year 
  154. shall be the same for all individuals.
  155.  
  156.  
  157. Fees shall be charged by the Association to pay the costs of any 
  158. of its activities, or parts thereof, which do not fall within the 
  159. meaning of "normal operating costs".  Said fees shall be 
  160. established by the Executive Board at an amount per individual 
  161. per activity, or part thereof, which shall not exceed the amount 
  162. which is reasonably estimated to be necessary to pay the costs of 
  163. said activity, or part thereof, which do not fall within the 
  164. meaning of "normal operating costs".  Should the fees established 
  165. and collected for any activity or part thereof, not be sufficient 
  166. to pay all the costs which do not fall within the meaning of 
  167. "normal operating costs" which are generated by said activity, or 
  168. part thereof, the deficiency shall be paid as a "normal operating 
  169. costs" of the Association.  Should the fees collected from any 
  170. activity, or part thereof, exceed the costs of such activity, or 
  171. part thereof, which do not fall within the meaning of "normal 
  172. operating costs", and should such excess exceed the greater of 
  173. $200 or 20% of said non "normal operating costs" incurred to 
  174. provide said activity, or part thereof, said excess shall be 
  175. refunded pro-rata to the individuals who paid the fees for 
  176. suchactivity, or part thereof.  The fees established for any 
  177. activity, or part thereof, shall be the same for all individuals 
  178. who take part insuch activity, or part thereof, regardless of 
  179. whether they are members of the Association or non-members.
  180.  
  181.  
  182. 7.0 Fiscal Year
  183.  
  184.  
  185. The Association shall operate with the calender year as its  
  186. fiscal year.
  187.  
  188.  
  189. 8.0 Funds Management and Authorities
  190.  
  191.  
  192. No individual member has the authority to obligate the 
  193. Association in any way.  In doing so that member becomes 
  194. personally responsible for that obligation and not the 
  195. Association.
  196.  
  197.  
  198. Elected Executive Board Members may obligate the Association for 
  199. up to $25 on non-recurring expenses.
  200.  
  201.  
  202. The President with the approval of the treasurer may obligate the 
  203. association for up to $100 on non-recurring expenses.  The 
  204. President and Treasurer should monitor all increases in recurring 
  205. expenses.
  206.  
  207.  
  208. The Executive Board in simple majority, may obligate the 
  209. Association for up to $200 on non-recurring expenses.
  210.  
  211.  
  212. The Membership in simple majority must approve non-recurring 
  213. expenditures in excess of $200.
  214.  
  215.  
  216. New recurring expenses must be approved by simple majority of the 
  217. membership.  Increases in existing recurring expenses do not 
  218. require approval of the membership.
  219.  
  220.  
  221. These Articles describe the rules by which the Association is to 
  222. be governed.  Any situation concerning the governing of this 
  223. Association which are not specifically described in these 
  224. Articles shall be governed by "Robert's Rules of Order".  In any 
  225. situation in which these Articles conflict with "Robert's Rules 
  226. of Order", these Articles shall prevail.
  227.  
  228.  
  229. ARTICLE II - THE EXECUTIVE BOARD
  230.  
  231.  
  232. 1.0 OFFICERS' DUTIES
  233.  
  234.  
  235. The Executive Board is composed of the officers elected by the 
  236. general membership at the November general membership meeting.  
  237. The officers are responsible for the daily operation of the 
  238. Association as described in the officers' duties.  The order 
  239. listed below indicates the order of succession to the presidency.  
  240. The following describes the duties of each of the officers:
  241.  
  242.  
  243. PRESIDENT - The office of President is the primary person 
  244. responsible for the business operation of the Association and 
  245. presides at the regular membership meetings and the Executive 
  246. Board meetings.
  247.  
  248.  
  249. VICE PRESIDENT - There shall be one Vice President.He/She will 
  250. have one vote on the Executive Board.  The Vice President is 
  251. responsible for the performance of the President's duties in the 
  252. absence of the President. The Vice President, along with the 
  253. Executive Board, are responsible for the program planning for the 
  254. general membership meetings.  He/She shall schedule speakers for 
  255. each month's meeting and publish the planned topics and speakers' 
  256. names in the newsletter on the month prior to when the topic is 
  257. scheduled.  The Vice Presidents are also responsible for the 
  258. coordination of obtaining audio-visual materials required by the 
  259. speakers.
  260.  
  261.  
  262. SECRETARY/TREASURER - The Secretary is responsible for 
  263. maintaining the non-financial records of the Association's 
  264. operations.  The Secretary provides meeting notes of all general 
  265. membership and Executive Board meetings.  These notes/minutes 
  266. will be recorded in a Secretary's book and will be available 
  267. (posted on the BBS or in the newsletter) for the general 
  268. membership to review.  The Secretary is also responsible for all 
  269. non-financial correspondence for the Association business 
  270. activities.  The Secretary shall act as the Treasurers primary 
  271. alternate to conduct the everyday business of collecting dues and 
  272. signing up new members. The Treasurer is responsible for all the 
  273. funds of the association.  The Treasurer shall maintain a 
  274. detailed listing of the clubs membership and dues records.  This 
  275. listing will be updated at least monthly and be made available on 
  276. the BBS.  The Treasurer shall publish a monthly financial 
  277. statement, report to the membership and publish a summary report 
  278. in the Association's newsletter.  The Treasurer shall maintain a 
  279. record which he or she shall make available for inspection within 
  280. five calendar days of his or her receipt of a written request for 
  281. such an inspection from any member or a written or verbal request 
  282. for such an inspection from the Executive Board. The President or 
  283. Vice-President may perform the duties of Treasurer as required.  
  284. The Treasurer shall maintain the membership records for the 
  285. Association.
  286.  
  287.  
  288. MEMBERS AT LARGE -There shall be two members at large whose 
  289. duties shall be deemed by the President.
  290.  
  291.  
  292. 2.0 ELECTION OF OFFICERS
  293.  
  294.  
  295. Nominations will be opened at the September general meeting and 
  296. close just prior to the election at the November general meeting.  
  297. Absentee ballots will be accepted, if delivered prior to the 
  298. November general meeting.  Nominations and ballots will be 
  299. published in the November newsletter. The election will be held 
  300. at the November meeting with the results announced at the end of 
  301. the meeting.  Officers will be installed at the January meeting.  
  302. Each officer shall serve for a term of one year from the date of 
  303. his or her installation and until his or her successor is duly 
  304. elected and qualified.  In the month of October the President 
  305. will select a nominating committee, subject to the confirmation 
  306. of the Executive Board.  The committee will choose a slate of 
  307. candidates and will place their names in nomination.   In 
  308. addition, nominations for any office may be made from the floor 
  309. or written-in, prior to elections being held, by any member.  If 
  310. the members who have been so nominated consent to run and to 
  311. serve if elected, and if their respective nominations have been 
  312. duly seconded, their names shall be placed on the ballot along 
  313. with the names of the members chosen by the nominating committee.  
  314. The election of officers shall be a simple plurality of ballots 
  315. presented to the Secretary during the November meeting.
  316.  
  317.  
  318. Officers must be members in good standing at the time of their 
  319. election and must maintain their good standing throughout their 
  320. term of office.
  321.  
  322.  
  323. 2.2 Removal from Office
  324.  
  325.  
  326. Any officer may have his or her duties suspended by a unanimous, 
  327. unopposed vote of the remaining members of the Executive Board.  
  328. The suspended officer may request a reinstatement vote by the 
  329. general membership, following the rules of elections of officers 
  330. at the next general membership meeting.  If the suspended officer 
  331. does not request a reinstatement vote or if the vote is opposed 
  332. to reinstatement, the Executive Board must then select a 
  333. successor to fill the vacant position.  The selection is subject 
  334. to general membership confirmation by a majority vote at the next 
  335. regular meeting.
  336.  
  337.  
  338. ARTICLE III - APPOINTMENTS
  339.  
  340.  
  341. The President or Executive Board may select members to serve 
  342. special assignments of need.  The appointments will be subject to 
  343. approval by the general membership.
  344.  
  345.  
  346. ARTICLE IV - ADVISORY BOARD
  347.  
  348.  
  349. The Advisory Board is composed of the appointed members appointed 
  350. by the president and approved by the Executive Board.  The 
  351. members of the advisory board positions are not appointed for a 
  352. specific duration and may be replaced at any time by the 
  353. President with the Executive Boards approval.  The appointees 
  354. serve as technical advisors and subject matter experts to provide 
  355. added expertise to the executive board and meet with the 
  356. Executive Board at the Executive Board meeting.  The position 
  357. listed below serves only as a guide to the advisory board's 
  358. positions and are not limited to those positions.
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363. PUBLIC DISK LIBRARIAN - Maintains a library of pre-prepared 
  364. public domain disks for sale to club members.
  365.  
  366.  
  367. SPECIAL INTEREST GROUP LEADERS  - The leaders of the special 
  368. interest group provide insight to the executive board as to the 
  369. current activities of their particular SIG.
  370.  
  371.  
  372. BBS SYSOP- Operator of the club's computer bulletin board system.
  373.  
  374.  
  375. 1.0 General Membership Meetings
  376.  
  377.  
  378. The entire membership meets monthly.  The meetings are conducted 
  379. by the President or designated alternate.  Meetings shall consist 
  380. of programs of general interest to the membership, brief 
  381. announcements, and club business.  A minimum of 10 members must 
  382. be present to conduct FORMAL club business.
  383.  
  384.  
  385. 2.0 Executive Board Meetings
  386.  
  387.  
  388. The Executive Board shall be called by the President as needed or 
  389. as designated for purposes indicated at the General Membership 
  390. Meeting by a majority vote of the membership present.  The 
  391. Executive Board Meetings shall be open to the general membership. 
  392. Executive Board Meetings and location shall be announced in 
  393. advance to the membership whenever possible.  A minimum of 3 
  394. voting members (or designated representation) must be present to 
  395. conduct club business.
  396.  
  397.  
  398. 3.0 Special-Interest Group Meetings
  399.  
  400.  
  401. Special-Interest Group Meetings (dir SIGs) are comprised of 
  402. members with a special, common interest which discusses a 
  403. particular topic in more depth than can be practically done 
  404. during general membership meetings.  Membership to SIGs may be 
  405. limited only by the club membership criteria.  SIGs shall 
  406. designate a coordinator or coordinators who will report each SIGs 
  407. activity in the newsletter.
  408.  
  409.  
  410. ARTICLE VI - NEWSLETTER
  411.  
  412.  
  413. l.0 Purpose
  414.  
  415.  
  416. The content of the newsletter shall be under the control and 
  417. responsibility of the newsletter Editor and approved by the 
  418. Executive Board.  The club will only publish articles 
  419. (information) which are clear and free of legal encumbrances and 
  420. copyrights.  Members will be permitted free classified 
  421. advertising for the sale of personal items (computer related 
  422. only) at prices which shall not constitute a personal profit (at 
  423. or below the price paid for the item).
  424.  
  425.  
  426. 2.0 Publication
  427.  
  428.  
  429. The newsletter shall be published and made available at the 
  430. General Membership Meetings to members in good standing.  Anyone 
  431. providing articles or notices is required to provide the 
  432. information to the Editor for publication at least 10 days before 
  433. scheduled publication.
  434.  
  435.  
  436. ARTICLE VII - REPRESENTATION OF THE CLUB
  437.  
  438.  
  439. The use of the name of this Association or its identifying 
  440. symbols by any person or organization will be subject to the 
  441. consent of the majority of the Executive Board.
  442.  
  443.  
  444. ARTICLE VIII- AMENDMENT OF ARTICLES
  445.  
  446. Two methods exist to propose an amendment to, addition to, or 
  447. repeal of, any provision of, or all of these Articles of 
  448. Association.
  449.  
  450.  
  451. 1.0 By Executive Board
  452.  
  453.  
  454. The Executive Board may propose any such change in these Articles 
  455. by presenting said changes at a General Membership Meeting.
  456.  
  457.  
  458. 2. By Members
  459.  
  460.  
  461. Any member may propose any such change in these Articles by 
  462. submitting to any member of the Executive Board a petition which 
  463. sets forth the proposed change and which is signed by at least 
  464. 2/3 of the members at a meeting to be voted on at the next 
  465. meeting. The membership list of the month previous to the month 
  466. in which the petition is submitted shall be used for determining 
  467. the membership count.
  468.  
  469.  
  470. Any proposed change must be published in the newsletter or on the BBS 
  471. one month prior to the meeting in which the votes are due to be 
  472. submitted.  Approval of any amendment to, addition to, or repeal 
  473. of, any provision of, or all of, these Articles of Association 
  474. requires a majority of the submitted signed, votes received from 
  475. the members.
  476.  
  477.  
  478. ARTICLE IX - DISTRIBUTION OF ASSETS
  479.  
  480.  
  481. In the event that the Association ceases to function, or in the 
  482. event that the members decide to terminate it, the Executive 
  483. Board shall, after paying or making provisions for the payment of 
  484. all of the Association's liabilities, distribute all of the 
  485. remaining assets of the Association to such organization or 
  486. organizations which the Executive Board shall select which are 
  487. then qualified as exempt under Section 501 (c) (3) of the 
  488. Internal Revenue Code of 1954, as amended, (or the corresponding 
  489. provision of any future United States Internal Revenue Law).  Any 
  490. assets not so distributed shall be distributed by the Court of 
  491. Common Pleas of the county in which the principal office of the 
  492. Association is then located, or was most recently located if the 
  493. Association has ceased to function, to such organization or 
  494. organizations which said Court shall select which are then 
  495. qualified as exempt under Section 501 (c) (3) of the Internal 
  496. Revenue Code of 1954, as amended, (or the corresponding provision 
  497. of any future United States Internal Revenue Law).
  498.  
  499.